スライドを参考にするなら見た目より場面で選ぶ

資料を作る前に、参考になるスライドを探します。検索して、きれいなものを見つけて、構成をまねる。よくある手順です。

うまくいかないことがあります。同じレイアウトにしたのに読みにくくなります。同じ配色にしたのに安っぽく見えます。同じ枚数にしたのに話が入りきりません。

腕前の問題ではありません。参考にした資料と、自分が作る資料で、読み手が違うからです。

見た目で選ぶと何が起きるか

分かりやすいのが表紙です。

エン・ジャパンのパーパスのページは、地球の写真を全面に敷いて、中央に一文を置いています。見た目は強く、真似したくなります。

同じ作りで社内の稟議資料の表紙を作ったとします。上司は稟議書を開いた瞬間に、案件名と金額と決裁期限を探します。写真の中央にコピーが浮いている画面には、探しているものがありません。決裁は遅れます。

逆も起きます。京セラの決算説明会資料の表紙は、白地に資料名と社名と日付だけです。整った表紙ですが、同じ作りで採用候補者に渡す会社紹介資料の表紙を作ると、何の会社か分からないまま次のページへ進まれます。

どちらの表紙も、向き合っている読み手に対しては正解です。読み手が入れ替わると機能しません。

集めた表紙

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読み手が求めるものは3つ

参考にする資料を選ぶ前に、自分の資料がどれに当たるかを決めます。読み手が何を求めているかで、3つに分かれます。

束	読み手が求めるもの	資料の例
判断してもらう	決めるための材料	決算説明資料、提案書、稟議資料、ピッチデック
分かってもらう	手順と理由	登壇資料、研修資料、学会発表
好きになってもらう	働く姿や使う姿の想像	採用ピッチ資料、会社紹介資料

束が同じなら、業種も会社の規模も違ってかまいません。

判断してもらう資料は、読み手が疑うことを前提に作られています。エン・ジャパンのメディア事業の KPIは利用企業数や応募数を6枚のカードに分けて並べていますが、どれも決算短信と突き合わせられる数字です。稟議資料も提案書も同じ性質なので、数字の並べ方はそのまま持ち帰れます。

分かってもらう資料では、読み手は疑いません。根拠より順番が大事になるので、1枚に1つずつ進めます。束が違うと、見た目がどれだけ良くても噛み合わないのは、期待されているものが入れ替わるからです。

好きになってもらう資料には正解がありません。同じ会社を説明しても、伝えたい空気で作りが変わります。

自分の場面を決める3つの質問

作り始める前に答えてください。

1. 読み手は誰か
2. 読み手に何を求めているか（判断・理解・共感）
3. 読み手は資料を疑うか

3番目で作りが大きく変わります。

誰が何のために作っているかは、次のように分かれます。自分の場面を探してください。

誰が	場面	作るもの	束
営業	商談で提案する	提案書、サービス紹介資料	判断
会社員	社内会議、稟議、報告	報告資料、稟議資料	判断
経営企画・IR	投資家に業績を説明する	決算説明資料、統合報告書	判断
起業家	資金調達、ピッチイベント	ピッチデック、事業計画	判断
エンジニア	カンファレンス、勉強会で登壇する	発表スライド	理解
講師・研修担当	教える	研修資料、授業資料	理解
学生・研究者	卒論発表、学会発表	発表スライド、ポスター	理解
マーケター	見込み客を集める	ウェビナー資料、ホワイトペーパー	理解
人事・採用担当	候補者に会社を説明する	採用ピッチ資料、会社紹介資料	共感

営業職・営業企画職400名を対象にしたスマートスライドの業務実態調査（2021年）では、最も時間をかけている業務として資料作成を挙げた人が30.5%でした。2位の移動業務は19.3%です。いちばん多く作られているのは「判断してもらう」資料になります。

束が違う資料から持ち帰れるもの

束が違っても、まったく参考にならないわけではありません。借りられるものと借りられないものが分かれます。

借りられる	借りられない
グラフの色数と強調の付け方	表紙の情報量
文字サイズの段階の付け方	1枚あたりの文字量
罫線と余白での区切り方	ページの並び順
図解の型（フロー、サイクル、並列）	写真の使いどころ

左の列は、読み手が誰でも効きます。

右の列は読み手の期待で決まります。束を確かめずに持ち込むと、場違いになります。

探すときの手順

参考にする資料を選ぶ手順は4つです。

1. 自分の束を決める（判断・理解・共感）
2. 同じ束の資料を探す
3. 束が違う資料からは、左の列だけ借りる
4. 1枚ずつ「なぜその形か」を読む

4番目を飛ばすと、形だけ写して理由が付いてきません。表紙に写真を敷いた資料を見たとき、写真そのものではなく、写真を敷いてよい条件のほうを持ち帰ってください。条件は、読み手が会社をまだ知らないことと、言いたいことが1つに絞れていることの2つです。

スライド図鑑では、掲載している資料1本ずつに、全体の構成と、取り上げたページがなぜその形なのかの解説を付けています。資料の種類・内容・図解の型・色・業種の5つで絞り込めるので、同じ束の資料から探せます。

いま集めているのは投資家向けの資料が中心です。「判断してもらう」束の実例として使ってください。

1枚の組み立て方はスライドの基本に、作る順番はプレゼン資料の作り方にまとめています。

掲載しているスライド

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